בלוגרס | מגוון מאמרים וכותבים מובילי דעה בארץ

עוד מאמרים בנושא


כך תארגנו אירועים עסקיים

חברות רבות צריכות לארגן אירועים וכנסים עסקיים למטרות שונות ואירגון אירוע שכזה דורש מחשבה רבה ויצירתיות. כדי לא לאבד את הראש תוכלו לקרוא במאמר מהם הצעדים שיש לעבור בדרך לארגון אירוע עסקי מוצלח.


שיווק גרילה לגרילה

כל בעל עסק שרוצה לגדול תלוי ברמת החשיפה של העסק לו הוא זוכה. כדי לעלות שלב ולהגדיל את מחזור המכירות של העסק חובה לנקוט בפעולות שיווק אגרסיביות כדי לחדור לשוק יותר לעומק. יחד עם פעולות מיתוג שונות ניתן להגיע להישגים שיזניקו את העסק שלך קדימה. המשיכו לקרוא ותוכלו לברר לראשונה כיצד הגדולים עושים זאת?


הדרך הטובה ביותר להכיר ולחקור את העולם

לצאת מגבולות מדינת ישראל ולנחות במדינה זרה זו חוויה אדירה מלאה בחוויות ותחושות פנימיות, זוהי חוויה מרגשת עם עצמה. טיולים בעולם מאפשרים ללמוד על תרבויות ולקבל מושג על העולם החיצוני.


ציוד לבריכה: בחירת רובוט לניקוי בריכת שחיה

מנקה בריכת שחיה אוטומטי הוא בהחלט אחד מהציוד בריכת שחיה הנחוץ ביותר שבעל בריכת שחיה יכול להשקיע. ניקוי ושטיפה ידני של בריכת שחיה לוקח זמן רב ומייגע ובעלי בריכת שחייה מעטים נהנים ממשימה מייגעת זו. הפיתרון בימינו לחיסכון בזמן וניקוי אוטומטי הוא רובוט לניקוי בריכה אוטומטי שמאפשר לכם להשקיע הרבה פחות זמן יקר לתחזוקת בריכת השחיה ויותר זמן איכות להירגע ולהנות מהבריכת שחייה שלכם!


לופט למסיבת רווקות

כל אישה מחכה ליום בו תצעד מתחת לחופה, בשמלה לבנה כשבקצה ממתין לה אביר חלומותיה וברקע מתנגנת נעימה מרגשת והמלווה במחיאות הכפיים של הקהל. אבל בואו נחזור שניה אחורה, שבועיים לפני שבירת הכוס והילולה. אותה כלה במסיבת רווקות מטורפת עם כל החברות בלופט מפנק ועם הרבה אירועים שסביר להניח שלא בטוח שתזכור למחרת. מוכר? מסיבת רווקות הינו אחד הערבים הכיפיים ביותר בהיותך כלה לעתיד אבל לא בהכרח לחברה הטובה שהולכת לארגן את האירוע. בכדי להקל על מארגן האירוע ולהפוך את ההפקה של המסיבה לקלה יותר, הנה כמה טיפים ורעיונות מומלצים למסיבת רווקות מוצלחת.


המסלול לתיכנון אירוע

6 שיטות בסיסיות לתכנון תוכנית

תכנון אירוע מצליח כאשר האורחים ידעו למה לצפות ולקבל בדיוק את המצופה. אתם יכולים להעמיד שורה של שירותי קייטרינג הטובים ביותר, עיצוב מעודן ומיטבי ואת האיבזור הכי יוקרתי שיכול להיות אבל אם אנשים לא ידעו היכן הם יושבים לארוחה או היכן לגשת לשירותים אפילו, האירוע שלכם יאבד חלק מהניצוץ.

המסלול לתיכנון אירוע

לאירועים מאורגנים בהם מעורבים רמקולים או פעילויות ספציפיות חשוב כי תיכנון תוכנית האירוע תיקח בחשבון זמן פנוי, זמן נדרש ושינויים של הרגע האחרון (בלת"מ). כשאתם מפתחים תוכנית עבור האירוע שלכם יש לשקול את הפרטים הבאים:

1. מי הראשון?

בטרם אתם כותבים את תוכנית האירוע שלכם, סדר היום עשו רשימה של כל הפעילויות שאתם מעוניינים בהם. לאחר מכן הזמינו כל דבר בצורה טבעית והגיוני, לדוגמא במקום לקבוע לו"ז הרצאה מייד לאחר ארוחה, קיבעו משהו יותר אקטיבי שישמור על האורחים שלכם מלנמנם לאחר ארוחה. טוב יותר ועדיף יהיה שהם ירקדו מאשר שהם יחטפו תנומה במהלך הרצאה חשובה. אל תתכננו דובר בחלקו הראשון של הערב, אם תעשו זאת הדובר שלכם יצטרך לצעוק כדי להישמע בין כל קולות הרקע של חריקת כיסאות, כלי ארוחה זזים, קהל שנכנס לאולם שלא לדבר על ביצוע שיחת חולין של היכרות כדי להכיר יותר אחד את השני.

אל תציפו את האורחים שלכם בהיכרות של דוברים או הצגת מצגות על ידי הצגה צפופה בשרשרת, הם פשוט יתעייפו ויחפשו את המנוחה ובכך תפסידו תשומת לב חשובה. שניהם ייבשו את המרצה האחרון בטור ובכך מאבדים ההשפעה של המצגת שלו/שלה. תזמנו את הפעילויות החברתיות בהתחלה ולקראת הסוף את תוכנית האירוע שלכם. תנו לאנשים הזדמנות לראות מי האנשים שהולכים להשתתף באירוע ואפילו לומר כמה מילות נימוסין ותקציר על מה שהולך להיות כדי לסקרן את האורחים בעתיד לבוא. לאחר מכן תנו להם להירגע ולבלות בנעימים בטרם הם הולכים הביתה, כך שיהיה להם זיכרון טוב מאירוע שלא ישכחו להרבה זמן.

2. תיזמון הוא המפתח

לאחר שקבעתם סדר הגיוני כרונולוגי וחלק לפעילות תוכנית האירוע הבטיחו כי התוכנית כוללת זמן תירגול. עכשיו יש לכם זמן מוקצב כדי להשיג כל דבר ואתם ממש לא רוצים שהאירוע שלכם ינוע כמו רכבת משא מצד אחד או מקוטע מצד שני. אם אין זמן בשביל הפסקות מנוחה או שירותים האורחים שלכם לא יהיו מרוצים והם יהיו המומים אם תנסו להעסיק אותם כל דקה ודקה. יש לתכנן באמנות – אם תתכננו יותר מדי או מעט מדי זמן לכל פעילות זה עלול להשאיר את האורחים שלכם מגורים, משועממים או להיעלם.

תכנון זמן בתוכנית שלכם יעזור לאורחים שלכם לתכנן זמן אם זה למלא צלחת אוכל, למצוא מושב, לקחת הפסקת עישון או להיכנס לשירותים ובמקרה הטוב לשאול שאלות. זה גם יעזור לכם לשמור על התקדמות התוכנית באווירה טובה ובהתאם לתוכנית על ידי התקדמות בנקודות. תוכנית אירוח מודפסת עם לו"ז שומר על כל האורחים באירוע לעקוב באותו קצב התקדמות.

3. אל תפרטו את כל התוכנית על דף

כל מה שאתם מתכננים לא חייב כמובן להעלות על כתב, שמירה על מרצה מסויים "כהפתעה" או בדרן שצריך להעלות יאפשר לכם למעשה למלא עודף זמן אם תצטרכו. התוכנית שלכם לא צריכה להיות כה עמוסה בפרטים כך שלא תיהיה לכם הגמישות לשנות דברים שצריכים לשנות כדי לשמור על המומנטום. ודאו שאתם כוללים את הפעילויות העיקריות (ארוחה, טקסים מסוימים, מרצים מרכזיים, פעילויות חברתיות) בתוכנית המודפסת והכתובה שלכם, אך אל תיכללו כל הפסקה או הכרזה. התוכנית שלכם צריכה להיות בנויה מספיק טוב כדי לשמור על דברים מאורגנים וזורמים אבל מספיק להיות פתוחה כדי לענות על צרכים בלתי צפויים.

4. התכוננו לחריגת זמנים ממרצים מובילים וידועים קביעת תאריך לאירוע

תצטרכו לתזמן 10-15 דקות לכל מרצה או מצגת כאשר כמובן זהו הטבע האנושי לחרוג ולסטות מהנושא. מה יקרה אם מישהו יחרוג 5 דקות מתקציב הזמן שהוקצב? מה אם כולם יחרגו? או מה אם זה לוקח יותר זמן מהצפוי להקים מצגת או הצגה? יש תמיד לזכור כי בעת קביעת לוח זמנים גם התוכנית הטובה ביותר עלולה לסטות בלוח זמנים. אפשרו מעט יותר זמן לפעילויות ספציפיות ממה שאתם חושבים שזה ייקח ותכננו מספר הפסקות בדרך כדי שהמרצים יוכלו לקחת נשימה והאורחים יוכלו לדאוג לנוחיותם האישי. אם אתם מוצאים כי אינכם צריכים את תוספת הזמן שימרו על אורחי "הפתעה" שתכננתם או פעיליות אחרות בהיכון שלוף כשתזדקקו, זה יוסיף קצת ספונטניות לאירוע שלכם ויהפוך אותו לפחות צפוי, האורחים שלכם ישמחו "להתכבד" בהשתתפות כזו.

5. להתכונן לחתוך שצריך או להוסיף ניצוץ

היו גמישים, דבר לא הולך כפי שתוכנן. תכנון תכנית אירוע דורש לתת ולקחת על חשבון לו"ז התכנית המתוכננת, אולי אחד מהדוברים שלכם יתקע בפקק, או יסתבך בדרך או אפילו חלילה יחלה. התכוננו להחליף דוברים ופעילות בצורה כזו שהגיוני יהיה להשאיר ולהמשיך את האירוע על כנו במועד שנבחר. תכננו משהו אקסטרא כדי להחליף או להוסיף לתכנית שלכם במידת הצורך, דרך אחת מצויינת להכיל "זמן פקקים" לא מתוכנן הוא להשיג מנחה שינחה וימלא את הזמן הריק בבדיחות וסיפורים משעשעים במידת הצורך. המנחה יכול לשלוף כמה דברים מתוכננים כדי להסתכרן עם הזמן, להיות גמיש ולא להכנס ללחץ כשדברים לא מתקדמים בדיוק כפי שתכננתם, שימרו על קור רוח ושיווי משקל ואף אחד אפילו לא ינחש שיש איזושהי תקלה בתכנון תכנית האירוע שלכם.

6. תמיד דאגו לעוד מישהו שינחה את התכנית שלכם מגוון מנחים ומרצים באירוע

התכנית שלכם מתעדת את האירוע, הימנעו מטעויות כתיב בשם של מישהו והבטיחו כי אין שגיאות הקלדה בתכנית שלכם. התכנית שלכם צריכה להיות אטרקטיבית ומקצועית, אם אתם פיתחתם אותה אתם עלולים להחמיץ כמה שגיאות. הריצו עותק ניסוי ושאלו חברים, עמיתים לעבודה או מפיקי אירועים שיסקרו זאת עבורכם. חשוב מאוד: לבדוק איות השמות אין צורך להעליב מרצה או אורח עם שגיאה מקרית שכזו. כאשר אתם מרגישים בנוח עם התכנית שלכם הדפיסו אותה לקראת האירוע. יצירת פאניקה לא הכרחית על ידי המתנה ארוכה מדי להדפסת האירוע ניתנת בהחלט למניעה.

תוכניות אירוע יכולות להיות פשוטות כמו רשימה של פעילויות או מסובכות כמו לוחות זמניים רשמיים, בתכנון תכנית אירוע האופי ומטרת האירוע יציעו את סוג התכנית שאתם צריכים, ככל שאורחים ינכחו כך התכנית שלכם צריכה יותר להיות מובנת. אם יש לכם סלבריטאים או תותחים מומלץ כי תיכללו את שמותיהם בתכנית.

הדבר החשוב ביותר, השתמשו בתכנית שלכם כמדריך בזמן שאתם מפקחים על האירוע. אל תשליכו את התכנון על ידי משחק באמצעות שמיעה בלבד במהלך האירוע. קיבעו לוח זמנים סביר, מתוזמן היטב המספק טעימה וגירוי. היו גמישים וממושמעים בהתאם להתפתחות התכנית שלכם, התכוננו לעשות שינויים אפילו בדקות האחרונות אבל לא שינויים מרחיקי לכת. תנו לאורחים שלכם מספיק מידע כדי שידעו למה לצפות ואז תיישמו את מה שהם מצפים מכם, באמצעות הפקת אירוע תוכלו להפיק את המירב בהפיכת האירוע שלכם להצלחה.

המאמר מוגש על ידי גלריה מאירהוף – אולמות אירועים בתל אביב

תגיות:
תכנון אירועאיך מתכננים אירועאולם אירועיםאולם אירועים בתל אביבתכנון כנסיםהפקת אירועיםevent